Evidence náhradního plnění představuje základní pilíř celého systému podpory zaměstnávání osob se zdravotním postižením. Každý zaměstnavatel, který náhradní plnění využívá, musí být schopen doložit nejen objednané služby nebo produkty, ale také správné a včasné vedení evidence. V tomto článku si vysvětlíme, co přesně evidence náhradního plnění znamená, koho se týká, jaké povinnosti z ní vyplývají a jak předejít nejčastějším chybám v praxi.
Co je evidence náhradního plnění?
Evidence náhradního plnění je oficiální systém, do kterého jsou zapisovány všechny transakce související s náhradním plněním – tedy odběrem výrobků nebo služeb od subjektů oprávněných poskytovat náhradní plnění. Do evidence se zaznamenávají údaje o odběrateli, dodavateli, objemu plnění a splnění podmínek podle zákona o zaměstnanosti.
Díky této evidenci může stát kontrolovat, zda firmy využívají náhradní plnění správně a zda poskytovatelé splňují zákonem stanovené limity a povinnosti. Pro zaměstnavatele je evidence náhradního plnění důležitým nástrojem, který jim umožňuje prokazatelně doložit splnění povinného podílu zaměstnávání osob se zdravotním postižením.
Kdo je povinen evidenci náhradního plnění vést?
Evidence náhradního plnění se týká dvou hlavních skupin: poskytovatelů náhradního plnění a odběratelů, kteří služby či výrobky v tomto režimu využívají.
Poskytovatelé náhradního plnění
Poskytovateli jsou zpravidla podniky nebo chráněné dílny, které zaměstnávají osoby se zdravotním postižením a jsou registrovány jako subjekt oprávněný poskytovat náhradní plnění. Tito poskytovatelé mají povinnost pravidelně hlásit:
- objem poskytnutých služeb a výrobků,
- celkový roční limit náhradního plnění,
- informace o jednotlivých odběratelích,
- potvrzení o poskytnutém plnění.
Odběratelé náhradního plnění (zaměstnavatelé)
Odběrateli jsou firmy a instituce, které využívají služby v režimu náhradního plnění – například DDD služby (deratizace, dezinsekce, dezinfekce), úklid, údržbu nebo další činnosti. Ti musí být schopni doložit zejména:
- objednávky a smlouvy na služby či produkty,
- faktury a daňové doklady,
- datum poskytnutí plnění,
- celkové čerpané množství za dané období,
- potvrzení od poskytovatele a záznam v evidenci náhradního plnění.
Jak evidence náhradního plnění funguje v praxi?
Celý proces evidence náhradního plnění probíhá v několika krocích, které je potřeba pečlivě dodržovat:
- Objednávka služby – firma si objedná služby u subjektu, který může poskytovat náhradní plnění (například odbornou deratizaci provozovny, dezinsekci proti štěnicím nebo zásah proti potkanům).
- Realizace služby – poskytovatel provede sjednané práce, například komplexní deratizaci nebo pravidelné DDD kontroly objektu.
- Fakturace – po dokončení služeb vystaví poskytovatel fakturu, na které je jasně uvedeno, že jde o plnění v režimu náhradního plnění.
- Zápis do evidence náhradního plnění – poskytovatel zadá transakci do elektronického systému evidence, kde se plnění spáruje s odběratelem.
- Doklady pro odběratele – odběratel obdrží potvrzení, které slouží jako doklad při kontrolách a prokazování povinného podílu.
Bez záznamu v oficiální evidenci náhradního plnění není plnění uznáno. I proto je správné a včasné vedení evidence naprosto klíčové, zejména u větších společností s více pobočkami, kde se objem služeb rychle načítá.
Proč je evidence náhradního plnění tak důležitá?
Správně vedená evidence náhradního plnění je zásadní z několika důvodů:
- zabraňuje překročení zákonných limitů na straně poskytovatelů i odběratelů,
- slouží jako kontrolní nástroj při auditech a inspekcích,
- chrání firmy před možnými sankcemi za nesplnění zákonných povinností,
- zajišťuje, že plnění bude úřady skutečně uznáno,
- umožňuje firmám sledovat, kolik náhradního plnění již vyčerpaly.
Evidence náhradního plnění tak funguje jako nástroj právní jistoty jak pro poskytovatele služeb, tak pro odběratele, kteří chtějí splnit své povinnosti efektivně a bez zbytečných komplikací.
Nejčastější chyby ve vedení evidence náhradního plnění
V praxi se firmy často dopouštějí chyb, které mohou vést k tomu, že evidence náhradního plnění nebude uznána nebo bude zpochybněna při kontrole. Mezi nejčastější problémy patří:
Chybějící záznam v systému
Pokud dodavatel zapomene zapsat poskytnuté plnění do evidence náhradního plnění, odběrateli se služba do povinného podílu nepočítá. I když jsou faktury a smlouvy v pořádku, bez záznamu v evidenci je náhradní plnění neplatné.
Pozdní nebo nesprávné zadání plnění
Plnění musí být zapsáno včas a ve správné výši. Po uplynutí stanovené lhůty nebo při nesouladu mezi fakturou a zadanými údaji může dojít k tomu, že evidence náhradního plnění nebude přijata.
Překročení ročního limitu poskytovatele
Každý poskytovatel má stanovený maximální roční limit, kolik náhradního plnění může poskytnout. Jakmile tento limit vyčerpá, nelze další transakce zapsat do evidence. Odběratelé by proto měli spolupracovat s poskytovateli, kteří své limity průběžně sledují.
Neúplná dokumentace
Mnoho firem podceňuje archivaci dokumentů. Přitom je nutné uchovávat smlouvy, objednávky, faktury, protokoly o provedení služeb i potvrzení o zadání do evidence náhradního plnění. Bez těchto dokumentů je těžké prokázat správnost celého procesu.
Neověřený poskytovatel
Další velké riziko vzniká ve chvíli, kdy firma spolupracuje s poskytovatelem, který není oprávněn náhradní plnění poskytovat. Před zahájením spolupráce je vždy vhodné ověřit, zda je dodavatel skutečně uveden v příslušném registru a zda může náhradní plnění nabízet.
Evidence náhradního plnění a DDD služby
V oblasti DDD (deratizace, dezinsekce, dezinfekce) je evidence náhradního plnění obzvlášť důležitá. Tyto služby se často poskytují pravidelně – měsíčně, čtvrtletně či pololetně, například u provozoven, skladů, restaurací nebo hotelů. Jednotlivé zakázky se tak rychle sčítají a vzniká potřeba:
- pečlivě hlídat objem poskytnutého plnění,
- kontrolovat, zda jsou všechny zásahy zapsány v systému evidence náhradního plnění,
- pravidelně komunikovat s poskytovatelem služeb.
Typickými zásahy mohou být například zásahy proti blechám, myším, švábům nebo vosám. Správně nastavená spolupráce umožňuje firmám využít profesionální ochranu proti škůdcům a současně efektivně čerpat náhradní plnění.
Jak předejít problémům s evidencí náhradního plnění
Aby byla evidence náhradního plnění bezchybná a při kontrole vše proběhlo hladce, doporučuje se:
- vyžadovat od poskytovatele potvrzení o zadání plnění do evidence,
- průběžně sledovat čerpání náhradního plnění v rámci roku,
- mít všechny dokumenty (smlouvy, faktury, protokoly) uložené na jednom místě,
- spolupracovat pouze s prověřenými poskytovateli, kteří mají zkušenosti s DDD službami i s náhradním plněním,
- v případě nejasností včas konzultovat právníka nebo odborníka na oblast zaměstnávání OZP.
Pokud navíc firma využívá pravidelné DDD služby, může si nastavit interní systém kontroly – například každý měsíc nebo čtvrtletí ověřit, zda byly všechny provedené zásahy skutečně zapsány do evidence náhradního plnění.
Evidence náhradního plnění a finanční plánování
Evidence náhradního plnění souvisí také s finančním řízením firmy. Přestože konkrétní částky a ceny služeb se mohou lišit, zaměstnavatelé si mohou díky přehledné evidenci lépe plánovat roční objem náhradního plnění a rozpočty na DDD služby. Konkrétní informace o rozsahu zásahů a orientační cenové úrovni DDD prací najdete v našem aktuálním ceníku.
Řada firem také kombinuje vlastní zaměstnávání osob se zdravotním postižením s využíváním náhradního plnění. Kvalitně vedená evidence náhradního plnění jim pak umožní přesně vyhodnotit, jak velkou část povinného podílu už splnily a jaký prostor ještě zbývá.
Související problematika a další informace
Evidence náhradního plnění bývá často propojena i s dalšími povinnostmi v oblasti hygieny a bezpečnosti práce. Firmy, které řeší například opakovaný výskyt škůdců v provoze, často stojí před rozhodnutím, zda zvolit jednorázové zásahy, nebo dlouhodobý servis. V takových případech může být výhodné spojit pravidelnou DDD službu s využíváním náhradního plnění.
Další související informace můžete najít také v našich článcích v kategorii Kde zasahujeme a v sekci Užitečné články, kde se věnujeme jak konkrétním škůdcům, tak i legislativním a praktickým otázkám v oblasti DDD služeb.
Kontaktujte nás
Potřebujete náhradního plnění v souvislosti s DDD službami, nebo hledáte spolehlivého partnera pro deratizaci, dezinsekci či dezinfekci v režimu náhradního plnění?
Obraťte se na nás – rádi s vámi projdeme možnosti spolupráce, vysvětlíme praktické dopady náhradního plnění a navrhneme řešení na míru vašemu provozu.
- 📞 Telefon: +420 736 665 947
- 📧 E-mail a kontaktní formulář: kontaktujte nás
- 🌐 Více informací o službách a zásazích najdete na našem webu deratizacehned.cz.
Společně nastavíme systém tak, aby evidence náhradního plnění byla v pořádku a vaše firma měla oblast DDD služeb i legislativních povinností pod kontrolou.
Podrobné informace najdete zde: MPSV – náhradní plnění.